Làm sao để giao tiếp ngắn gọn?

Nói lan man, dài dòng luôn là nỗi ám ảnh của nhiều mỗi lần giao tiếp với người khác. Phải làm sao để vừa giao tiếp ngắn gọn, vừa truyền đạt đầy đủ ý tứ của mình? Cùng THALIC VOICE tìm lời giải đáp trong bài viết sau nhé!

1. Tìm hiểu kỹ về đối tượng

Chúng ta ai cũng có cuộc sống riêng tư, với công việc, lịch trình và kế hoạch khác biệt nhau. Bạn có thể trò chuyện lâu thật lâu, không có nghĩa là đối phương cũng như vậy. Việc này cực kỳ quan trọng bởi nếu bạn hiểu nhầm, người đó có thể cảm thấy phiền toái. Mối quan hệ giữa hai người có thể bị ảnh hưởng từ ấy.

Hãy tìm hiểu về người mình nói chuyện cùng trước khi bắt đầu. Nắm bắt được thông tin, bạn sẽ chủ động hơn khi kiểm soát độ dài của cuộc đối thoại. Nhờ vậy, bạn vừa truyền đạt được đầy đủ thông tin, đối phương vừa cảm thấy thoải mái dễ chịu.

2. Tập trung vào một vấn đề ở một thời điểm

Nội dung bạn muốn nói thường gồm nhiều ý chính, mỗi ý chính lại bao hàm các vấn đề nhỏ hơn. Bạn luôn muốn trình bày toàn bộ các thông tin thật đầy đủ và chi tiết mà không bỏ sót điểm nào. Nếu không cẩn thận, bạn có thể nhầm lẫn và khiến chúng bị chồng chéo nhau. Và thế là, tất cả những gì người nghe tiếp nhận được chỉ là một mớ thông tin lộn xộn.

Hãy khai thác sâu một vấn đề tại một thời điểm và để người nghe tập trung vào nó. Nếu được, hãy điểm qua tất cả ý chính trong phần nói ngay đầu buổi trò chuyện. Đây là cách giúp người nghe dễ theo dõi bạn hơn, cũng như đảm bảo nhắc đủ các ý chính trong trường hợp không đủ thời gian.

3. Lắng nghe đối phương

Chủ động lắng nghe người trước mặt bạn giúp bạn tiết kiệm kha khá thời gian của cả hai. Quá tập trung vào những gì mình nói, bạn có thể bỏ lỡ các nội dung quan trọng. Từ đó, cuộc nói chuyện bị kéo dài không cần thiết vì bạn liên tục yêu cầu đối phương nhắc lại.

Lắng nghe là cách giúp bạn tiếp nhận thông tin tốt nhất, hơn nữa bạn có thể tương tác lại khi có nhiều thời gian để ngẫm nghĩ thấu hiểu. Không chỉ thể hiện sự tôn trọng, điều này còn chứng tỏ bạn rất đề cao những gì đối phương trình bày.

4. Mẹo giao tiếp ngắn gọn trong các trường hợp điển hình

Đối với những tình huống hội thoại khác nhau, bạn có thể tiết kiệm thời gian theo nhiều cách khác nhau.

Cuộc gọi điện thoại:

• Hãy bỏ ra một chút thời gian để điểm lại những nội dung mà bạn muốn đề cập. Khi bắt đầu cuộc gọi, bạn không còn phải lãng phí thời gian chỉ để nhớ lại chúng nữa.
• Xác định rõ mục tiêu cần đạt qua cuộc trò chuyện và thật sự tập trung vào điều đó. Không lặp lại, hãy hỏi điều bạn muốn và sau đó đợi chờ phản hồi từ phía bên kia.
• Nếu chẳng may người bên kia hỏi về vấn đề bạn không biết, đừng nên trả lời cho có mà hãy cứ thành thật. Bạn có thể yêu cầu người đó cho bạn thời gian suy nghĩ, hoặc xin phép trả lời câu hỏi vào lần nói chuyện tới. Đối phương hoàn toàn có thể thông cảm trong tình huống này.

Buổi họp cùng nhóm hay công ty:

• Lúc mọi người cùng tranh luận để xem xét các ý tưởng đã nêu, bạn đừng quá chú tâm vào việc bảo vệ quan điểm cá nhân. Thay vào đó, hãy lắng nghe ý kiến của tất cả mọi người. Sau đó, ghi chú lại vào sổ để tổng hợp lại và góp ý khi đến lượt mình. Có một cái nhìn khách quan toàn diện, bạn mới chọn ra được phương án tối ưu nhất, cũng như tiết kiệm thời gian cho cả nhóm.
• Hãy tập trung nhìn nhận các quan điểm theo tiêu chí mà mọi người thống nhất từ trước. Dựa vào đó, bạn có thể hướng đến một giải pháp toàn diện cho vấn đề. Sa đà vào việc than phiền hay chê bai sẽ chỉ khiến thời gian trôi đi nhanh hơn mà thôi.

5. Tự giới hạn thời gian nói để luyện tập

Tự giới hạn thời gian nói đồng nghĩa với việc tạo ra áp lực vô hình lên chính bạn. Nhờ phương pháp này bạn sẽ ý thức hơn và tự cắt ngắn câu nói của mình sao cho đủ ý mà không mất nhiều thời gian. Áp lực mới tạo nên kim cương, kỹ năng nói ngắn gọn của bạn sẽ nâng cao dần theo thời gian.

Bên cạnh những phương pháp trên, bạn có thể luyện giao tiếp sao cho ngắn gọn tại các khóa học về Giọng nói, chẳng hạn một số khóa học tại THALIC VOICE. Các giảng viên tại Thalic Voice luôn sẵn sàng đồng hành cùng học viên trên chặng đường cải thiện và nâng cao giọng nói, bởi vậy bạn hoàn toàn yên tâm khi đến với Học viện. Cùng tìm hiểu về các khóa học tại đây nhé!