5 bí kíp sử dụng kỹ năng phản hồi hiệu quả trong giao tiếp

Một cuộc trò chuyện thành công và hiệu quả cần phải được tạo dựng bởi hai yếu tố quan trọng là xây dựng nội dung trò chuyện cùng với dẫn dắt câu chuyện. Và kỹ năng phản hồi trong giao tiếp là một trong những điều kiện cần có để đánh giá một cuộc nói chuyện hiệu quả và chất lượng. Kỹ năng này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến các mối quan hệ xung quanh, đặc biệt là đối với môi trường công sở. Vậy thì kỹ năng phản hồi trong giao tiếp là gì? Bí kíp thực hiện kỹ năng phản hồi hiệu quả như thế nào? Cùng THALIC VOICE tìm hiểu nhé.

1. Kỹ năng phản hồi trong giao tiếp

Kỹ năng phản hồi trong giao tiếp là cách mà bạn đưa ra lời nhận xét từ những hành vi mà mình quan sát được theo nhiều chiều hướng khác nhau. Đây là cách mà bạn sẽ nêu lên ý kiến và quan điểm của bản thân mình trước những thông tin mà bạn nhận được. Bạn có thể lựa chọn các cách phản hồi để làm cuộc nói chuyện hoàn thiện hơn như đưa ra bình luận về câu chuyện, khai thác hỏi thêm về các chi tiết,…

Đối với mỗi chúng ta, kỹ năng phản hồi tích cực là một trong những điều quan trọng trong giao tiếp. Phản hồi tích cực đồng nghĩa với việc bạn sẽ tiếp nhận và đưa ra các thông tin cụ thể về vấn đề dựa vào cơ sở của sự quan sát tỉ mỉ, từ đó mà nêu lên các ý kiến tích cực hay những thứ cần cải thiện để điều chỉnh và phát triển hơn. Kỹ năng phản hồi trong giao tiếp phải được biểu hiện thông qua việc bạn chú ý lắng nghe, tích cực trong suy nghĩ và tóm tắt những ý chính xuất hiện trong lời truyền tải kết hợp cùng phương tiện phản hồi bằng ngôn ngữ và phi ngôn ngữ.

Và cũng giống như bất kỳ kỹ năng mềm khác muốn trở nên thành thạo và sử dụng hiệu quả kỹ năng phản hồi trong giao tiếp cần bạn phải dành nhiều thời gian hơn để luyện tập, trải nghiệm và rút kinh nghiệm thường xuyên qua mỗi lần nói chuyện. Ví dụ về kỹ năng phản hồi trong giao tiếp mà bạn có thể dễ dàng nhận thấy trong cuộc sống như bạn sẽ đưa ra các góp ý về cách làm việc của các đồng nghiệp, phản hồi những kết quả mà bạn nhận được, tham gia những cuộc trò chuyện, trao đổi kiến thức chuyên sâu, gặp gỡ bạn bè…

2. Tại sao cần phải trau dồi kỹ năng phản hồi trong giao tiếp

Nhiều người vẫn nghĩ đơn giản rằng việc phản hồi trong các cuộc nói chuyện chỉ đơn giản là trả lời lại những câu hỏi đặt ra hay có những biểu cảm hời hợt, hùa theo câu chuyện mà họ đang nói. Thế nhưng không phải vậy kỹ năng phản hồi trong giao tiếp cần nhiều hơn thế. Bạn cần phải đưa ra những câu trả lời mang tính tích cực nhằm giúp người nhận có thể dễ dàng tiếp thu những ý kiến mà bạn đóng góp và tăng thêm phần động lực để cố gắng hơn.

Những lời chỉ trích hay đóng góp không chứa tinh thần xây dựng mà còn có phần tiêu cực bị ảnh hưởng bởi cảm xúc cá nhân sẽ rất khó để giúp đối phương thay đổi cách nhìn nhận, suy nghĩ của mình. Ngược lại càng khiến họ trở nên căng thẳng, cảm thấy bị phủ nhận quan điểm mà sinh ra ý thức bảo thủ để bảo vệ ý kiến của bản thân. Điều này chắc chắn sẽ tác động mạnh đến không chỉ những nỗ lực trong tương lai mà còn có thể khiến mối quan hệ giữa bạn và đối phương bị ảnh hưởng tiêu cực.

Ngoài ra, một phản hồi tích cực sẽ không nên xuất phát từ những quan điểm mang tính chủ quan mà điều quan trọng nhất đó chính là cung cấp một cách đầy đủ các thông tin, đảm bảo tính trung thực trong giao tiếp và chính xác nhằm tránh gây nên những hiểu lầm không đáng có.

3. Bí kíp cho kỹ năng phản hồi hiệu quả trong giao tiếp

3.1. Ưu tiên các cuộc trò chuyện trực tiếp

Một lá thư, một email hay một tin nhắn sẽ chẳng thể nào có thể truyền đạt được hết những ý tưởng, suy nghĩ thực sự của bạn về một vấn đề nào đó. Chính vì thế mà dẫn đến nhiều trường hợp chỉ vì hiểu nhầm lời nói của đối phương mà mối quan hệ trở nên không mấy tốt đẹp. Nếu có thể bạn hãy cố gắng tìm cách phản hồi trực tiếp có thể qua các cuộc điện thoại hay những buổi gặp mặt bàn bạc thay vì chỉ thông qua những bức thư hay văn bản.

Ngoài ra, việc trò chuyện trực tiếp sẽ giúp bạn có thể quan sát được hết biểu cảm gương mặt của đối phương cũng như các ngôn ngữ hình thể họ thể hiện. Từ đó, đoán được tâm lý của người đối diện mà lựa chọn xem có nên nói tiếp hay chuyển sang một chủ đề khác cũng như điều chỉnh lời phản hồi sao cho phù hợp tránh sự hiểu lầm. Tất cả đều hướng tới mục tiêu cao nhất của cuộc giao tiếp giúp cả hai đều cảm thấy thoải mái để chia sẻ câu chuyện cá nhân của mình và tiếp nhận thông tin. Bên cạnh đó, biểu đạt thái độ thông qua gương mặt, cử chỉ khi giao tiếp cũng là một cách phản hồi cần có trong quá trình trao đổi, tăng thêm sự sinh động, giải phóng năng lượng cho bản thân.

Ví dụ như kỹ năng phản hồi trong giao tiếp tại nơi làm việc khi bạn thấy người nhân viên của mình hoàn thành rất tốt công việc, nhưng dạo gần đây họ lại thường xuyên mắc lỗi, Hãy chủ động bắt chuyện với họ và hỏi thăm tình hình lúc này: “Có phải bạn đang gặp vấn đề gì khó khăn đúng không? Gần đây tôi thấy bạn thường xuyên không tập trung vào công việc của mình, nếu có thể bạn hãy chia sẻ với tôi, biết đâu tôi có thể giúp được bạn.”

3.2. Đặc biệt chú ý âm điệu khi nói

Nội dung lời nói của bạn đã quan trọng nhưng cách mà bạn thể hiện chúng lại càng quan trọng hơn. Cùng với một câu nói thông thường nhưng nếu như bạn sử dụng các âm điệu khác nhau thì ý nghĩa của câu nói cũng trở nên khác nhau. Vậy nên khi góp ý hãy cố gắng giữ giọng của mình ở tone thấp, duy trì phong thái lịch sự và công nhận những quan điểm của họ trước, sau đó mới đưa ra những lời nhận xét của bạn về họ.

Nếu đối phương cảm nhận được sự chân thành và tinh thần xây dựng trong mỗi câu mà bạn nói ra thì chắc chắn họ sẽ bị thuyết phục mà chấp nhận những lời đề xuất đến từ bạn. Ngược lại với giọng điệu khó nghe, áp đặt quan điểm của bạn lên ý kiến của đối phương sẽ khiến họ cảm thấy mình như bị tấn công và phản bác, lòng tự trọng của họ cũng sẽ bị tổn thương. Từ đó có thể xuất hiện những lời lẽ bảo thủ, công kích cá nhân.

Có thể nói kỹ năng phản hồi trong giao tiếp là cả một sự nghệ thuật khi bạn vừa phải tìm đưa ra ý kiến, góp ý thật tinh tế để người nghe tiếp nhận cũng như bày tỏ được hết nhận định của bản thân. Và tất nhiên sẽ có những mẹo hay ho giúp bạn trở nên thành thạo trong việc cải thiện kỹ năng giao tiếp của mình như kỹ năng lắng nghe sâu, kỹ năng phản hồi chất lượng, kỹ năng đặt câu hỏi,…Và tất cả đều sẽ được chia sẻ trong khóa học Level 2: Giọng nói nâng cao – Ứng dụng trong giao tiếp được cung cấp bởi THALIC VOICE – Học viện Giọng nói và Kỹ năng uy tín số 1 tại Hà Nội. Với sự chuyên nghiệp trong giảng dạy cùng đội ngũ giáo viên là những người dày dặn kinh nghiệm trong lĩnh vực cải thiện giọng nói, chắc chắn sẽ giúp bạn hoàn thiện kỹ năng phản hồi trong giao tiếp cũng như biết cách xây dựng bài nói có chất lượng.

3.3. Lựa chọn thời điểm phản hồi thích hợp

Ở kỹ năng phản hồi trong giao tiếp thì việc chọn thời điểm thích hợp sẽ quyết định đến sự hiệu quả của quá trình phản hồi đó. Thời điểm phản hồi thích hợp nhất sẽ là khi câu phản hồi được nói ra sớm nhất, khi mà cả bạn và đối phương đều đang quan tâm, chú ý đến nó. Nhưng điều này không đồng nghĩa với việc bạn ngắt lời, chen ngang lời đối phương đang nói để nêu lên quan điểm, ý kiến cá nhân của mình.

Tuy nhiên không phải lúc nào phản hồi sớm nhất cũng là phản hồi tốt nhất. Bạn nên cân nhắc các tình huống cụ thể để có thể lựa chọn thời điểm feedback thích hợp. Ví dụ về kỹ năng phản hồi trong giao tiếp: trong trường hợp tâm trạng của người tiếp nhận và người đón nhận thông tin không được tốt tại thời điểm sự việc xảy ra thì hãy khoan đưa ra lời nhận xét vội vàng. Thay vào đó, bạn nên chờ đợi đến khi cả hai đã bình tĩnh trở lại và có thể đón nhận những sự góp ý, phản hồi cho hành động đã xảy ra. Lúc đó hãy sắp xếp lại những quan điểm cho hợp lý cùng với âm điệu phù hợp mà đưa ra feedback hiệu quả.

3.4. Luôn khen trước rồi mới góp ý

Trong chúng ta ai cũng thích nhận được sự công nhận từ những người khác về mọi khía cạnh. Vậy nên nếu bạn đang có ý định góp ý điều gì đó cho một ai, trước hết hãy công nhận sự nỗ lực và cố gắng của họ trong suốt thời gian vừa qua. Lời nhận xét tích cực ban đầu sẽ khiến người đó cảm thấy thoải mái và dễ chịu khi tiếp nhận những lời góp ý, đánh giá sau đó. Nhưng hãy nhớ rằng những lời khen cần phải được xuất phát từ sự chân thành và ghi nhận công sức của họ trong suốt cả một quá trình.

Sau đó, bạn hãy đưa ra những lời góp ý, nhận xét với những câu chữ tích cực và gợi ý cho họ cách có thể cải thiện tình trạng của mình. Cho đối phương thấy được rằng bạn thừa nhận những khó khăn mà họ gặp phải và đồng cảm với họ cùng với đó thể hiện rằng bạn đã sẵn sàng để tiếp nhận những lời chia sẻ, phản hồi của người đối diện. Nếu trong trường hợp họ thật sự đang trong hoàn cảnh khó khăn, bạn hãy nói rằng bạn hiểu được những gì mà họ trải qua. Nếu bạn cũng rơi vào trường ấy, bạn cũng có thể làm như họ, nhưng bạn vẫn phải giải thích để đối phương hiểu được họ đang sai và họ cần tìm cách để khắc phục sự việc này.

Chẳng hạn, ví dụ về tình huống sử dụng kỹ năng phản hồi trong giao tiếp hiệu quả: “Tôi thấy bạn là người hoàn thành rất tốt các công việc cũng như có thái độ làm việc tích cực, nhưng tôi nghĩ rằng tôi cần nhắc nhở bạn về quy định giờ làm việc của công ty. Tôi hiểu được rằng nhà bạn rất xa so với công ty nhưng hãy tìm cách đến đúng giờ làm việc để các công việc không bị ảnh hưởng.”

3.5. Phản hồi góp ý hành vi chứ không quy chụp con người

Hãy nhớ rằng một hành động, hành vi không thể nói lên được tính cách, phong cách sống của cả một con người. Vậy nên khi nghĩ đến việc góp ý với ai đó hãy tránh việc quy chụp lên con người của họ, đánh giá họ với những tính từ tiêu cực (Ví dụ về kỹ năng phản hồi trong giao tiếp: Không nên: “Qua việc này, tôi thấy bạn là người vô trách nhiệm, không có ý thức làm việc”; Nên: “Bản kế hoạch mà bạn nộp lên còn rất nhiều chi tiết quan trọng chưa được đề cập tới”)

Khi thực hiện kỹ năng phản hồi trong giao tiếp hãy luôn chỉ chính xác ra những vấn đề mà họ đang gặp phải, đừng chỉ nói chung chung rồi quy về tính cách, con người không tốt . Những người xung quanh sẽ thật sự biết ơn bạn khi bạn giúp họ chỉ ra những điều họ còn thiếu và đưa ra cho đối phương những gợi ý giải quyết vấn đề. Bởi hơn ai hết mỗi chúng ta đều cần những lời góp ý, lời khuyên trân thành với tinh thần xây dựng để phát triển và hoàn thiện bản thân.

Qua đó, có thể thấy rằng kỹ năng phản hồi trong giao tiếp một cách hiệu quả vốn chẳng hề đời giản mà đó còn là một nghệ thuật trong khi nói chuyện. Bạn cần phải phản hồi làm sao để đối phương cảm thấy bạn quan tâm, đồng cảm với vấn đề họ đang gặp phải cũng như đưa đến cho họ những ý kiến quan điểm tích cực, tinh thần xây dựng sâu sắc. Mong rằng những chia sẻ của THALIC VOICE sẽ giúp được cho bạn trên con đường chinh phục kỹ năng phản hồi hiệu quả.